Zwiększenie oszczędności w działach zakupów i administracji – praktyczny poradnik

W skład struktury organizacyjnej wielu firm wchodzi zarówno dział zakupów, jak i administracji. Wydatki tych działów można skutecznie ograniczać, zwiększając tym samym zyski. Jak rozsądnie zaplanować i wdrożyć oszczędności?

Oszczędności w dziale zakupów

Pracownicy działu zakupów są odpowiedzialni za dostarczenie firmie surowców lub usług w jak najniższej cenie. Ta jednak nie jest jedynym kosztem – pozostaje jeszcze kwestia choćby transportu. Aby przedsiębiorstwo mogło uniknąć przestojów, niezbędne jest też zapewnienie zapasów na optymalnym poziomie. Gdzie i jak szukać oszczędności? Oto kilka propozycji:

• sprawdzenie konkurencyjnych ofert dostawców

Podstawową sprawą jest przeanalizowanie aktualnych umów z dostawcami surowców lub usług. Często spotykanym błędem jest ograniczanie się do współpracy z kilkoma stałymi kontrahentami, jednak na rynku mogły pojawić się firmy, które mają znacznie lepszą ofertę. Warto skontaktować się z konkurencyjnymi dostawcami i poprosić o przygotowanie propozycji współpracy. Może się okazać, że zwiększenie oszczędności w dziale zakupów uzyska się przez zmianę dotychczasowego dostawcy;

• elastyczne zamawianie surowców i usług

Specjaliści w dziale zakupów mogą też „zamrażać” pieniądze choćby w surowcach. Z raportu „Leadership: Driving innovation and delivering impact. The Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2018” wynika, że wielu menedżerów koncentruje się jedynie na współpracy z dostawcami, a bez kontroli pozostawia to, co dalej dzieje się z zamawianymi produktami. Tymczasem zwiększenie oszczędności w dziale zakupów może odbyć się przez elastyczne dostosowywanie się do działu produkcji. W każdej firmie można wskazać okresy wzmożonej pracy i przestojów. W przypadku tych drugich dochodzi do „zamrożenia” środków firmy w zapasach;

• oszczędności na transporcie surowców

Jeżeli firma ma własne pojazdy, które jeżdżą po całej Polsce, dział zakupów powinien współpracować z działem administracji i wyeliminować tzw. puste przebiegi. Gdy kierowcy będą odbierać zamówione surowce, zwiększenie oszczędności w dziale zakupów dokona się poprzez ograniczenie kosztów związanych z ich transportem przez firmy zewnętrzne. Jeżeli dotychczas to dostawca surowców był odpowiedzialny za dostawy, warto podjąć negocjacje.

Oszczędności w dziale administracji

Zwiększenie oszczędności w ramach administracji również jest możliwe. Przed pracownikami tego działu stoi wiele zadań – od administrowania budynkami przedsiębiorstwa, przez zarządzanie flotą pojazdów, aż do zawierania umów z dostawcami np. mediów. Oszczędności można uzyskać poprzez:

• wdrożenie systemu ERP

Dział administracji ma kontakt z innymi działami i choć właśnie do niego trafiają faktury, nie zawsze ma on realny wpływ na ich wysokość. Dostosowany do potrzeb firmy system ERP umożliwia sprawny przepływ informacji. Jego wprowadzenie oznacza też wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, czyli obniżenie wydatków związanych z zakupem papieru oraz eksploatacją drukarki i niszczarki;

• skorzystanie z leasingu

To dział administracji jest odpowiedzialny za zakup np. samochodów, komputerów czy oprogramowania. Zwiększenie oszczędności w ramach administracji można uzyskać, odchodząc od klasycznych zakupów na rzecz leasingu. Ponieważ technologia idzie nieustannie do przodu, to także sposób, aby zapewnić pracownikom dostęp do rynkowych nowości;

• rezygnację z czasopism i subskrypcji

Zwiększenie oszczędności w ramach administracji można też uzyskać, rezygnując z prenumeraty np. czasopism specjalistycznych. Gdy firma płaci za kilka tytułów, warto zorientować się, które są najbardziej poczytne wśród pracowników i zrezygnować z pozostałych. W przypadku specjalistycznej prasy oszczędności mogą wynieść nawet tysiące złotych rocznie.

Outsourcing zakupów – sposób na oszczędności

Współczesne firmy podążają w kierunku specjalizacji, dzięki czemu coraz większą popularnością cieszy się outsourcing. Czy outsourcing zakupów to dobry pomysł? Okazuje się, że to jeden ze sposobów, za pomocą których można zwiększyć zyski firmy. Z jednej strony firma oszczędza, redukując etaty; z drugiej jest obsługiwana przez ekspertów – przedsiębiorstwa, które specjalizują się w procesach zakupowych.